Gestire internamente la corrispondenza, o esternalizzare i servizi di postalizzazione?

Stampa e imbusto: la mailroom aziendale

Fino a tutti gli anni novanta la maggior parte delle aziende che sviluppavano grande mole di documenti avevano un ufficio dedicato a prepararli per la spedizione. Soprattutto banche ed aziende del gas e dell’acqua (le cosidette multiutilities) erano dotate di stampanti ed imbustatrici per preparare la postalizzazione delle loro comunicazioni.

In questo modo senza dubbio si ottiene un controllo precisissimo dei tempi di spedizione, del rispetto della privacy e della correttezza del materiale spedito.

Di contro bisogna dedicare personale all’uso di macchine per l’imbusto che richiedono una buona capacità meccanica da parte dell’operatore. Operatore che spesso si dedica alla mansione per pochi giorni al mese, quelli della bollettazione.

Outsourcing dei servizi di postalizzazione

Già nel 2000 molte aziende si sono rese conto che esternalizzare ogni lavorazione al di fuori del proprio core business porta risparmio. Tra queste lavorazioni troviamo proprio quelle di stampa, piega, imbusto e i servizi di postalizzazione.

Da qui la scelta di appoggiarsi a service che, magari a partire dal documento in formato digitale, si occupano dell’intera lavorazione. Nella scelta del service si sviluppano 2 tipi di valutazioni:

• da una parte chi ritiene le proprie comunicazioni poco importanti, e sceglie solo in base al prezzo,
• e chi invece preferisce appoggiarsi ad un fornitore di servizi di postalizzazione che gli garantisca certezza dei tempi, garanzie sulla correttezza del materiale imbustato, privacy, consulenza in materia postale e soprattutto buone possibilità di contatto diretto.

I vantaggi principali di delegare i servizi di postalizzazione ad un service:

• Ricevere consulenza sui prodotti postali e quindi risparmio sulle tariffe postali
• Costi certi, non legati a rotture meccaniche o fermi macchina
• Tempi certi e garantiti
• Conoscenza dei diversi operatori postali e delle novità di settore

Con chi spedire

Anche se nel mercato si stanno presentando nuovi player, Poste Italiane continua ad essere sostanzialmente la sola azienda che si occupa del recapito con personale proprio su tutto il territorio italiano.

Gli altri player sono da una parte agenzie locali di door-to-door (volantinaggio) che si sono attrezzate anche per il recapito indirizzato, e grossi gruppi nazionali ed internazionali, che però hanno tuttora una copertura parziale del territorio.

Sia con le agenzie locali sia con gli altri gruppi (che spesso a loro volta affidano la postalizzazione ad agenzie locali) la qualità del servizio è legata alla zona in cui viene spedita la comunicazione, proprio per il fatto che ogni realtà locale è organizzata in modo diverso per il recapito.

E’ quindi importante valutare in base al database del cliente quale possa essere la soluzione con migliore rapporto qualità/prezzo nei servizi di postalizzazione.