Per postalizzazione si intende il processo per cui un documento – epistolare, transazionale o promozionale – viene affidato al servizio postale (cioè ad un operatore postale pubblico o privato) per il recapito fisico al destinatario.

Postalizzazione: il processo

Le fasi che costituiscono il processo di postalizzazione di un documento sono la stampa, l’imbustamento, l’affrancatura e la consegna all’operatore postale. Per chi deve postalizzare in modo sistematico le proprie fatture, i solleciti, gli avvisi ed ogni altro documento transazionale (cioè documenti emessi per effetto di un rapporto commerciale o comunque contrattuale) la postalizzazione impegna anche attrezzature (stampanti, piegatrici, imbustatrici, ecc.) oltre, naturalmente, a risorse umane. Seppure oggi sia piuttosto diffusa la trasmissione elettronica, resta una parte consistente di documenti che vanno spediti per posta, soprattutto quelli destinati a soggetti privati.

Risparmiare con l’outsourcing

Se si prendono in esame i costi di ogni singolo passaggio (acquisto le buste, stampo i documenti, li piego, li imbusto, chiudo le buste, compro i francobolli e li applico, porto in posta il materiale) ci si accorge che può essere vantaggioso affidare il servizio in outsourcing ad un service dotato di attrezzature professionali per il trattamento dei documenti. Basti pensare che una persona riesce a piegare e imbustare manualmente non più di 200 invii l’ora, mentre le macchine imbustatrici operano ad una velocità di almeno 4.000 buste ora. Va anche tenuto conto che se il materiale viene presentato all’operatore postale prelavorato in un certo modo viene riconosciuto uno sconto sulle tariffe postali.

I prodotti e le tariffe postali

In base al contenuto, il materiale postalizzato viene suddiviso in diverse tipologie, a cui corrispondono tariffe postali, modalità e tempi di consegna diversi. Possiamo sintetizzare, per la quasi generalità degli operatori postali, queste tipologie di invii:

• Posta registrata (raccomandate e assicurate): ogni singolo passaggio, dal momento della nostra consegna all’ufficio postale a quello del recapito al destinatario, viene registrato. E’ inoltre prevista la possibilità di ricevere di ritorno un avviso con la data di recapito e la firma della persona che ha ritirato la busta.
• Corrispondenza epistolare o transazionale (normalmente conosciuta come posta prioritaria): rientra in questa tipologia tutta la corrispondenza per la quale ciascun destinatario riceve una comunicazione a lui dedicata (fatture, bollette, avvisi, autorizzazioni, ecc.)
• Corrispondenza commerciale (più elegantemente direct mailing): molto diffuso all’estero, per i risultati molto interessati che può offrire in termini di sviluppo del mercato, fidelizzazione dei clienti, rapporto con i prospect, il direct mailing è meno utilizzato in Italia, probabilmente per una scarsa conoscenza, appunto, dei suoi effetti positivi di propagazione sia del brand che dei prodotti. Rientrano nella corrispondenza commerciale anche i prodotti postali dedicati all’editoria (testate giornalistiche, house organ, propaganda per il terzo settore) ed il recapito non indirizzato (in sostanza il porta a porta fatto dal postino).

In questo settore i vari operatori postali offrono un consistente ventaglio di opportunità e sconti in base ai quantitativi spediti. Evidentemente non è facile districarsi tra tutte le opportunità che i diversi operatori postali offrono; affidarsi però ad uno specialista della postalizzazione per farsi consigliare risulta molto utile, perché sicuramente saprà consigliare il prodotto giusto per le nostre esigenze ed il risultato sarà un risparmio economico e di energie, oltre che un successo assicurato.